Datenschutz in festen Händen der Digitalisierung

Der Datenschutz hat innerhalb der letzten zwei Jahre enorm an Bedeutung gewonnen, dennoch stehen wir zeitgleich vor neuen Problemen, die die Arbeitswelt auf den Kopf stellen. Doch nicht nur Arbeitnehmer und Arbeitgeber sind betroffen, sondern auch Fortschritte einzelner Unternehmen. In vielen Bereichen der Dienstleistungen und Technologien steht Deutschland hinter einigen OECD-Staaten und ist damit kein Rangführer, dennoch haben wir auch gelernt, was es bedeutet von Zuhause zu arbeiten. Schnell war es möglich, auf die digitale Kommunikation umzusteigen und Prozesse so umzustellen, dass wir quasi von überall arbeiten können. Digitalisierungsschub während der Pandemie ist also nur bedingt machbar, denn im Schul- oder Gesundheitswesen hat dies leider sehr langsam angeschlagen. Wir sind Veränderungen in der aktuellen Zeit auf den Grund gegangen.  

Home-Office als wichtiger Bestandteil der Pandemie

Das die Pandemie uns dazu zwingt, mehr Zeit Zuhause zu verbringen, ist kein Geheimnis mehr. Aber wussten Sie, das ca. 12 Prozent der Arbeitnehmer vor der Pandemie mindestens einmal wöchentlich von Zuhause gearbeitet hat? Das Potenzial für Homeoffice-Arbeit wurde also nie richtig ausgelebt. Erwerbstätige in den Branchen IT, Kommunikation, Wissenschaft und Forschung haben eher die Möglichkeit geboten bekommen, das Büro mit nach Hause zu nehmen als Arbeitnehmer, die beispielsweise im direkten Kundenkontakt arbeiten. Jetzt mussten Arbeitgeber blitzschnell umdenken: spätestens Mitte 2020 wusste jeder, dass er einen Großteil der Arbeitenden nach Hause schicken muss.

Aber wie behebt man in kürzester Zeit eine fehlende Infrastruktur oder die technische Ausstattung im neuen Büro 2.0?

Datenschutz ist Routine

Viele Probleme der Technologie in der digitalen Welt, die früher aufgrund von fehlender Kompetenz nicht angegangen wurde, sind heute Alltag und quasi im Selbststudium erworben worden. Software, virtuelle und vor allem private Netzwerke oder die passende Ausstattung der Laptops ist heute keine Hürde mehr. Kleine und große betriebliche Prozesse konnten schnellstmöglich an die Online-Kommunikation angepasst werden. Beide Parteien, Arbeitnehmer und Arbeitgeber berichten mittlerweile sehr positiv und gehen davon aus, dass diese Option immer mehr Bedeutung erhält. Die Arbeitseinteilung ist flexibel und ermöglicht eine Minimierung der Pendelzeiten. Dies wirkt sich nicht nur auf die Gesundheit, sondern auch die Arbeitszufriedenheit aus.

Die Pandemie als Antrieb

Mittlerweile sind einige der Meinung, dass Corona und die jeweiligen Maßnahmen, das virtuelle Arbeiten massiv nach vorne gebracht hat. War Corona sogar vielleicht das Brennglas, welches nur einen Brandbeschleuniger gebraucht hat? Lange Dienstfahrten und Termine wurden abgesagt oder verschoben, wir steigen also nicht mehr oft ins Auto, sondern kommunizieren in unseren eigenen vier Wänden. Wir streben also an, von allem nur noch halb so viel zu machen und eben nicht jede lange Dienstreise auf uns zu nehmen, sondern vielleicht nur jede Dritte. Doch wie sieht es mit der Produktivität aus? Leidet diese an der oftmals fehlenden Struktur Zuhause? Das werden wir in einiger Zeit sehen, denn nicht jeder findet im eigenen Heim den Arbeits-Flow. Gerade mit Kindern zuhause kann ein Homeoffice-Tag gerne mal in einer Katastrophe enden. Gleichzeitig leidet in diesen Zeiten, das „Wir-Gefühl“, wenn sich die Mitarbeiter nur selten begegnen und somit eine Ellbogen-Mentalität entsteht. Es bleibt also weiterhin spannend, und wir halten Sie weiterhin auf dem aktuellen Stand „Arbeitswelt zur Pandemiezeiten“.

Datenschutz im Homeoffice vor – wie kann das aussehen?

Dies bedeutet vor allem, dass auch für die Arbeit im Homeoffice ausschließlich die vom Arbeitgeber bereitgestellte Hard- und Software genutzt werden darf. Das gilt nicht nur für den Laptop oder PC, mit dem die Beschäftigten von zu Hause aus arbeiten, sondern insbesondere auch für das Speichern der von ihnen erstellten Dokumente. Dies darf auf keinen Fall auf privaten Speichermedien wie lokalen Festplatten oder ungesicherten USB-Sticks erfolgen, sondern muss ausschließlich auf Servern oder sonstiger Hardware des Arbeitgebers stattfinden.

Deshalb ist es wichtig, dass die Mitarbeiter auch von zu Hause aus, beispielsweise über einen VPN-Zugang, auf die IT-Infrastruktur des Arbeitgebers zugreifen können. Sofern dies nicht möglich ist und eine Speicherung von Daten nur lokal erfolgen kann, sollten personenbezogene Daten dann jedenfalls unbedingt verschlüsselt gespeichert werden. Außerdem müssten solche lokal gespeicherte Daten schnellstmöglich auf die Systeme des Arbeitgebers übertragen werden.

Weniger personenbezogene Dokumente produzieren

Das Ausdrucken von Dokumenten im Homeoffice sollte auf das minimal erforderliche Maß beschränkt werden. Ausgedruckte Dokumente sind unmittelbar nach Wegfall ihres Verwendungszwecks zu vernichten. Soweit die Mitarbeiter im Homeoffice nicht über datenschutzkonforme Aktenvernichtungsgeräte verfügen, was vermutlich eher selten der Fall sein wird, müssen datenschutzrechtlich heikle Ausdrucke bei nächst möglicher Gelegenheit zur Vernichtung mit in den Betrieb gebracht werden. Das Wegwerfen von Ausdrucken mit personenbezogenen Daten in den heimischen Hausmüll ist strikt untersagt.

Kein Zutritt für Dritte

Im Homeoffice muss sichergestellt sein, dass ausschließlich der Arbeitnehmer Zugang zu den im Zusammenhang mit seiner Arbeitstätigkeit anfallenden personenbezogenen Daten hat. Weder Familienangehörige, Mitbewohner noch sonstige Personen dürfen Zugriff auf die zu schützenden Daten erhalten. Aus diesem Grund sollten die Arbeitnehmer angehalten werden, nach Möglichkeit in einem Raum zu arbeiten, der für dritte Personen nicht uneingeschränkt frei zugänglich ist. Auf alle Fälle sollten Bildschirme so positioniert sein, dass eine direkte Einsichtnahme durch Personen, die den Raum betreten, nicht möglich ist. Bei zeitweisem Verlassen des Zimmers, in dem die Homeoffice-Tätigkeit stattfindet, muss der Laptop oder der PC ausgeschaltet oder zumindest eine gesicherte Bildschirmsperre aktiviert werden.

Meldepflicht im Homeoffice?

Datenschutzvorfälle, insbesondere die unbefugte Kenntnisnahme personenbezogener Daten durch Dritte, sind an den betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu melden. Der Schutzbeauftragte muss demnach entscheiden, wie mit einzelnen Datenschutzvorfällen umgegangen wird und wie schwerwiegend diese ausfallen. Im gravierendsten Fall muss der Vorfall der Datenschutzbehörde gemeldet werden.

Die Voraussetzung, dass der Datenschutz auch im Homeoffice eingehalten wird, sind Richtlinien zu Einzelheiten der Verarbeitung von personenbezogener Daten. Innerhalb der Daten wird entschieden, wie hoch die Sensibilität ist und ob ggf. vorher eine Datenschutzfolgeabschätzung durchgeführt wird. Aus diesem Grund ist es wichtig, die eigenen Mitarbeiter regelmäßig auf dem aktuellen Stand des Datenschutzes zu halten. Sie möchten noch mehr über Datenschutz lernen? Dann schauen Sie sich unser E-Learning System an!

Sind Sie neugierig geworden? Klicken Sie hier: https://bits-bytes.de/e-learning/